以前読んだ本の受け売りですが…。
仕事、あるいは作業には「急ぎ」のものと「急がなくていい」ものがあります。また同様に「重要なもの」と「さして重要でないもの」があります。
そこで今自分が関わっている作業を、「急ぎで重要なもの」「急ぎだが重要でないもの」「急がなくていいが重要なもの」「急がなくていいし重要でないもの」の四つに分類します。
この中で真っ先にやらないといけないのは、もちろん「急ぎで重要なもの」ですが、その次に優先すべきものは、残り三つのうちどれでしょうか？
実は二番目に優先した方がいいものは…「急がなくていいが重要なもの」だそうです。
実際に分類してみるとわかると思いますが、この「急がなくていいが重要なもの」の中には、割りと雑用的なものが入ります。
例えば資料の整理、顧客メールアドレスの管理、作業に必要なものの買い出し、パソコンのメンテナンス…などなどです。
しかし実はそれらはあらかじめやっておく事で、後の作業がスムーズに進むようになるものばかりです。例えばパソコンのメンテナンスを後回しにしておくと、いざという時にパソコンが動かなくなってしまいます。逆にちょっとでもおかしい時にメンテナンスをやっておけば、後々パソコンの心配をしなくてもいいわけです。
自分の抱えている仕事が多くなった時には、こうやって分類してみて優先順位をつけてみるといいかもしれません。
